Cómo hacer realidad las ideas… O Project Management.

Empecemos este post con la pregunta típica de una broma de niños. ¿En qué se parece…?

• Hallar la cura de la diabetes antes de 2020.
• Reducir en un 20% los costes de estructura de mi empresa, durante el presente ejercicio.
• Rodar “Gravity” con 80 $ millones.
• Impartir un programa de formación que alcance un 90 % de aprobados.
• Perder 10 kg antes de junio.
• Lanzar un nuevo servicio online que alcance los 100.000 registrados.
• Construir un puente de 200 m sobre el Ebro.
• Aumentar un 15% el beneficio de mi empresa el próximo año.
• Encontrar un puesto de trabajo en 3 meses.

Pues en que:

• Todas son ideas para lograr un producto, un servicio, un beneficio, un bien tangible o intangible. Es decir, un resultado concreto.
• Estas ideas surgen como respuesta a un problema, necesidad u oportunidad identificados.
• El resultado satisfactorio sólo puede ser aquel que cumple con unas características mínimas marcadas inicialmente.
• Para materializar estas ideas en resultados hacen falta determinados medios, materiales y humanos, organizados en tareas coordinadas durante un tiempo dado.
• En definitiva, la lista inicial está compuesta por PROYECTOS; coinciden con una de las acepciones de la palabra “proyecto”, según la RAE:

                                     proyecto: 3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo.

Ahora bien, al hacer realidad las ideas que promueven cada proyecto, siempre vamos a encontrar que:

• Todos los proyectos tienen unos límites naturales para su desarrollo que son:

                    – Los requisitos del Producto o Servicio (es decir, del Resultado): Qué características ha de tener el mismo para que nos sirva                        para afrontar el problema, la necesidad o la oportunidad detectada, que fue motivo del proyecto.

                    – Las restricciones del Proyecto: Qué medios, económicos, materiales, humanos y qué cantidad de tiempo, se está dispuesto a                        utilizar para conseguir el resultado esperado.

Estos límites existen siempre en todos los proyectos, a veces se especifican, otros quedan implícitos y difusos. Y es en esas ocasiones, en las que requisitos o restricciones no están bien definidos, cuando el proyecto escapa al control o avanza sin rumbo definido.

• Hay un componente más o menos elevado de riesgo e incertidumbre. Son inevitables, van unidos a cualquier proyecto.
• Durante el proceso de materialización, pueden aparecer contratiempos o imprevistos, que forzarán la aplicación de cambios en el proyecto, y pueden comprometer en mayor o menor medida las características del resultado que se obtenga, e incluso hasta la propia viabilidad del proyecto.
• Todos los proyectos influyen y están influenciados por los individuos o grupos que participan en él, que sufren o que se benefician de su ejecución o de su resultado. Estos individuos o grupos pueden favorecer o entorpecer la marcha del proyecto, dependiendo de cómo éste les afecta.
• Cada proyecto requiere además, que su ejecución corra a cargo de personas con un nivel mínimo de competencias y conocimientos del ámbito en el que se desarrolla, -siguiendo por orden los ejemplos del principio los ámbitos serían: viajes, medicina, RR HH, cine, formación…-

¿Y cómo hacer realidad las ideas aplicando Project Management? Parece claro que cada proyecto es algo único, irrepetible. Pero no es menos cierto que todos los proyectos tienen elementos similares en su gestión. Desde este enfoque, el Project Management pone a nuestra disposición un conjunto de procesos, técnicas y herramientas que nos permiten estandarizar la gestión de los aspectos comunes a todos los proyectos, al tiempo que controlamos de forma efectiva los elementos particulares que diferencian a nuestro proyecto del resto.

Personalmente y teniendo en cuenta lo anterior, me gusta decir que el Project Management tiene su razón de ser en dos ideas expresadas en sendas citas célebres. Me explicaré…

• “Toda realidad que se ignora, prepara su venganza” (Ortega y Gasset):

Los motivos concretos por los que se inicia un proyecto, los objetivos que se persiguen, el resultado que se pretende materializar, – es decir, qué características ha de tener el producto o servicio-, qué medios se contemplan, con qué límites de tiempo y dinero se cuenta para su ejecución, quiénes son los implicados en el proyecto, cómo pueden facilitar su realización u obstaculizarla…, todo conforma la realidad del proyecto, que si en algún apartado cae en el olvido, se ignora o no se gestiona adecuadamente, se venga contra el éxito del proyecto, contra la consecución de los objetivos que persigue. Para evitar esto, en Project Management se analizan y documentan todos los aspectos de un proyecto, desde que se empieza a desarrollar la idea, hasta que se entrega el producto o se presta el servicio.

• “Fracasar en la preparación es preparase para fracasar” (Vincent Lombardi):

Una vez conocida la realidad y las circunstancias de un proyecto, hay que gestionarlas adecuadamente, con inteligencia, aprovechándose de las experiencias recogidas y lecciones aprendidas a través de otros proyectos. Hay que planificar los pasos a seguir, previendo, programando, anticipándose, coordinando. Y hay que establecer controles periódicos a la ejecución y a los resultados que mantengan al proyecto en su avance, dentro de los límites establecidos hasta el final, al mismo tiempo que se gestionan los cambios que inevitablemente tienen lugar en todos los proyectos . Si no se hace así, los proyectos suelen fracasar.

La aplicación práctica del Project Management implica una sistematización de todas las acciones, pasos y aspectos que de manera generalizada, se dan y son comunes en todos los proyectos, sean de la índole que sean. Esta sistematización en los procesos de realización de un proyecto, minimiza los riesgos, mantiene bajo control los cambios, gestiona las expectativas de los individuos o grupos de interés vinculados al proyecto y acerca el resultado del proyecto a los objetivos marcados, validando el esfuerzo invertido.

¿Y cómo puede una empresa aplicar Project Management en sus proyectos? Pues básicamente, hay tres vías:

• Formación, para los integrantes de la empresa. Conocer cuáles son los estándares y metodologías de Project Management, respaldadas por las organizaciones internacionales de profesionales más extendidas en el mundo, supone el primer paso para la gestión efectiva de los proyectos.
• Implantación de un sistema de gestión de proyectos: Adoptar un manual de procedimientos corporativo que determine cómo se han de gestionar los proyectos es una manera de asegurar que toda la organización va a involucrarse en una gestión eficaz. Esta vía puede incluso permitir la certificación según la norma ISO 21500:2012, que da las directrices para una correcta gestión de proyectos.
• Interim Project Manager: En ocasiones, puede convenir el contratar temporalmente un experto en un área, sector o departamento determinado, con formación específica en Project Management, para afrontar un proyecto con suficientes garantías de éxito.

En definitiva, el éxito de un proyecto está en relación directa a la calidad de su gestión.

¿Y tú? ¿Cómo vas a gestionar tus proyectos?

Juan Simó – Project Manager