IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL
[tc-my-thumb] No sería la primera vez que un proyecto empresarial fracasara, aún contando con un magnífico producto, una gran capacidad productiva, una magnífica red de ventas y un mercado accesible. La pregunta que nos haríamos es lógica : ¿Donde residiría el error?. La respuesta sencilla : Una mala toma de decisiones producida por la falta de información y el análisis adecuados en el momento oportuno. Lo más grave es que en muchos casos, el fracaso, se podría haber evitado.
Obviamente, hay muchos tipos de empresa, formas y tamaños, unas se podrán permitir un departamento financiero, un Controller … etc. sin embargo, la gran mayoría no, la gran mayoría tendrá un responsable financiero que se limitará a gestionar de manera reactiva y a demanda (generalmente con las entidades financieras). Otras, ni eso.
Por otra parte, existen una gran cantidad de programas de gestión empresarial , herramientas que permiten conseguir y relacionar una gran cantidad de información y la emisión de informes de las distintas áreas de la empresa. Los hay tan completos y tan simples cómo se quiera. Eso sí, son meras herramientas. Son los famosos ERP. ( Enterprise Resource Planning ), AXAPTA, NAVISION, SAP, … etc. Obviamente no son gratuitos, ni sencillos de instalar y mantener y por supuesto no son mágicos , si no se trabajan no se “rentabilizará” la inversión. En ciertos casos, incluso es necesario personal especializado para su programación e utilización.
Toda empresa u organización que busque el éxito, deberá contar con información relevante lo más actualizada posible, en un formato consensuado, entendible, visual y manejable que le permita analizar la evolución de la actividad, obtener conclusiones y, en base a estas, adoptar las oportunas medidas correctoras o reforzadoras de cara a mejorar los niveles de eficiencia y actividad.
Volvamos a la realidad. En muchos casos, nuestras empresas no tienen, de momento, la dimensión suficiente que justifique un departamento financiero ad-hoc, un Controller o un ERP. Esto no es excusa para carecer de una dinámica periódica de recopilación de información, análisis de la misma, control de la actividad y toma de decisiones o medidas correctoras. Sin embargo, ¿cuantas de nuestras empresas, absorbidas por el día a día, por falta de tiempo, escasez recursos e incluso por falta de profesionalidad, obvian los procesos de recopilación , análisis de información de la actividad y control ?, ¿cuantas empresas se dan cuenta demasiado tarde de que las cosas no van tan bien cómo se creía ? …
Para esta tipología de empresas de menor dimensión o recursos, también hay soluciones que pasan por una disciplina y un método específico de recopilación de información con carácter periódico y el traslado de la misma a una herramienta confeccionada ad-hoc para la propia compañía. Una vez trasladada la información a la herramienta, esta debe de contar con los necesarios vínculos e interrelación de las variables , de forma y manera que la herramienta haga el resto. Un entorno muy sencillo y favorable para ello (por su simplicidad y por sus recursos gráficos) sería la utilización de Excel.
Con dedicación y empeño inicial, se puede confeccionar una herramienta que te permita obtener de manera sencilla, actualizada, periodificada y periódica, las principales variables de la actividad de la empresa. Se puede incluso confeccionar un “cuadro de mando” donde visualizar de manera rápida los principales indicadores de actividad de la empresa, (KPI´s Key Performance Indicators, para los amantes de las siglas en Inglés). Para ello, sólo se necesita interés, compromiso, disciplina y la información periódica (mensual / trimestral) de la explotación de la actividad. La actualización de la herramienta, sin eliminación de información anterior, nos asegura, periodo a periodo, una mayor riqueza de la herramienta. Herramienta fácilmente archivable y revisable por tratarse de una hoja de cálculo. (Obviamente imprimible, para los amantes de los papeles).
A lo largo de la vida de nuestra organización existen momentos puntuales, programados o no, en los que debemos visualizar, valorar y/o explicar la situación económico financiera de la empresa: presentación de resultados a la propiedad, planificación del ejercicio, renovación de líneas de financiación, análisis de inversiones, búsqueda de socios inversores … etc. En esos momentos agradecemos el poder contar con una información relevante, coherente , manejable , visual… etc. y lo más importante: actualizada y con la que estemos familiarizados.
Quiero conocer la evolución de los últimos ejercicios de mi empresa, quiero conocer los principales ratios financieros de rentabilidad, endeudamiento y eficiencia, quiero verlo en unidades monetarias, en términos relativos y de forma gráfica. Quiero ver la evolución de las ventas y de los distintos márgenes, ver la evolución del EBITDA y el cashflow generado, quiero conocer el umbral de rentabilidad de mi empresa , conocer la composición de mis costes y su evolución … Pero es más, quiero saber cómo evolucionan todas las variables anteriores en este ejercicio y con el mínimo desfase temporal , por último si tengo varias unidades de negocio, quiero saber la información estanca por unidades de negocio y sus niveles de contribución al agregado …A fin de cuentas, quiero saber si lo estamos haciendo bien o lo estamos haciendo mal , quiero saber si gano o pierdo dinero y lo más importante quiero saber los motivos para actuar en consecuencia.
Independientemente del tamaño de mi empresa lo puedo, y lo debo, conseguir. La diferencia está en el modo; o tengo un departamento financiero, un Controller y un magnífico ERP, o busco la manera y el tiempo para tratar y analizar la información o busco alguien a quien se la facilito ,la analiza, la trata y me la devuelve en un formato entendible y asimilable. Algo es seguro y evidente, la información en tiempo y forma es fundamental y obviamente la necesito.
La información y el análisis de la misma son claves fundamentales para el éxito empresarial y para la adaptación a un entorno cada vez más volátil e incierto. No obviemos dichas claves fundamentales por falta de tiempo, plantilla o recursos. Siempre hay soluciones y siempre persiste un riesgo evidente pues, como decía Ortega y Gasset, ” Toda realidad que se ignora, prepara su venganza”.
Ahora decidamos: ¿seguimos confiando en el instinto?, ¿continuamos dejando el análisis para cuando tengamos tiempo?, ¿seguimos como siempre? o … ¿empezamos a minimizar incertidumbres y sombras y comenzamos a cimentar nuestro éxito?
Fernando Caballero
Economista